Booth & Pameran
Checklist Brief Booth Pameran Custom Sebelum Produksi
Panduan menyiapkan brief booth pameran: ukuran lahan, ketentuan venue, material, listrik, sistem knockdown, dan jadwal instalasi.
Booth yang bagus bukan hanya soal desain 3D. Dalam proyek pameran, hasil akhir bergantung pada ketepatan brief, gambar kerja, material, aturan lokasi, dan jadwal loading. Jika informasi dasar belum lengkap ketika produksi dimulai, perubahan di tengah jalan bisa memengaruhi biaya, tampilan, dan waktu pemasangan.
Panduan ini ditujukan bagi brand manager, tim procurement, event organizer, dan agensi yang sedang menyiapkan booth custom. Jika sudah membutuhkan vendor produksi, lihat layanan booth pameran dan stand event CSK.
1. Tentukan fungsi booth, bukan hanya ukurannya
Dua booth dengan luas yang sama bisa membutuhkan konstruksi yang berbeda. Booth untuk product sampling memerlukan area interaksi dan penyimpanan stok. Booth untuk konsultasi membutuhkan meja, kursi, serta ruang yang tidak terlalu terbuka. Booth untuk memajang produk berat perlu mempertimbangkan daya dukung rak dan lantai.
Sebelum meminta penawaran, tentukan prioritasnya:
- Tujuan utama: product display, sampling, penjualan, konsultasi, atau aktivasi brand.
- Jumlah petugas dan aktivitas: berapa orang yang bekerja, berapa pengunjung yang dilayani secara bersamaan.
- Produk atau perangkat: ukuran, berat, kebutuhan stopkontak, dan kebutuhan keamanan.
- Area penyimpanan: stok, tas, peralatan kerja, dan material promosi.
- Elemen identitas: logo, backwall, media cetak, dan layar digital jika diperlukan.
Informasi ini membantu tim produksi menentukan pembagian ruang sebelum material dipesan.
2. Kirim ukuran lahan dan peraturan venue
Ukuran panjang × lebar hanyalah awal. Tim produksi perlu mengetahui batas ketinggian booth, posisi akses, batas area konstruksi, serta ketentuan listrik dan kebakaran yang berlaku di lokasi acara. Ketentuan setiap venue dapat berbeda.
Kalau tersedia, lampirkan denah resmi dari penyelenggara. Tandai sisi booth yang terbuka, sisi yang berbatasan dengan peserta lain, titik listrik, dan arah arus pengunjung. Untuk lokasi di mal, tanyakan jalur angkut, akses lift barang, dan jam kerja instalasi.
Jangan mengasumsikan semua material, pekerjaan pemotongan, atau pengelasan boleh dilakukan di lokasi. Kebutuhan semacam itu harus dikonfirmasi lebih dulu kepada pengelola venue.
3. Pilih sistem konstruksi sesuai frekuensi pemakaian
Booth sekali pakai dan booth yang akan dipakai berulang sebaiknya tidak otomatis menggunakan struktur yang sama.
| Kebutuhan | Pertimbangan produksi |
|---|---|
| Satu event, desain khusus | Optimalkan tampilan, ketepatan ukuran, dan metode instalasi yang disetujui venue |
| Dipakai di beberapa event | Pertimbangkan sambungan baut-mur, panel bongkar-pasang, dan kemudahan pengemasan |
| Branding sering berganti | Gunakan bidang grafis atau panel yang mudah diganti tanpa mengubah rangka utama |
| Banyak perangkat listrik | Rencanakan titik kabel, akses perawatan, pengaman, dan kebutuhan daya sejak gambar kerja |
Sistem knockdown berguna ketika booth perlu dibongkar dan digunakan kembali. Namun, sifat knockdown tidak berarti semua komponen otomatis bisa dipakai ulang selamanya: kondisinya tetap perlu dicek setiap pemasangan.
4. Pastikan gambar kerja bisa diproduksi
Render 3D membantu menyepakati tampilan, tetapi workshop memerlukan informasi teknis yang lebih rinci. Minimal, minta penjelasan tentang dimensi keseluruhan, pembagian panel, jenis sambungan, posisi lampu, jalur listrik, dan finishing.
Material seperti besi hollow, plywood/HPL, ACP, dan akrilik memiliki sifat serta aplikasi yang berbeda. Pemilihannya harus mengikuti bentuk konstruksi dan kondisi penggunaan—bukan hanya karena suatu bahan terlihat lebih mewah di render.
Dokumentasi produksi dan instalasi dapat dilihat melalui portofolio CSK. Dokumentasi visual juga berguna untuk menyamakan ekspektasi sebelum proyek dikerjakan.
5. Pisahkan komponen biaya dalam penawaran
Saat membandingkan dua vendor, jangan hanya membandingkan angka akhir tanpa memeriksa cakupannya. Pastikan penawaran menjelaskan pekerjaan desain bila termasuk, material utama, grafis, instalasi listrik, transportasi, pemasangan, serta pembongkaran bila diperlukan.
Biaya dapat berubah berdasarkan lokasi, akses angkut, material, kerumitan bentuk, jumlah hari kerja, dan kebutuhan tenaga instalasi. Untuk booth custom, harga yang akurat memerlukan brief yang cukup lengkap. Angka paket tanpa spesifikasi belum tentu bisa dibandingkan secara adil.
6. Susun alur persetujuan sebelum tenggat event
Setelah konsep disepakati, pastikan ada satu versi gambar dan daftar material yang menjadi acuan. Perubahan posisi logo, ukuran bidang cetak, atau kebutuhan listrik menjelang instalasi berpotensi menambah pekerjaan.
Urutan koordinasi yang berguna adalah brief → gambar kerja → persetujuan desain dan material → produksi → pemeriksaan → pengiriman → instalasi → serah terima. Jadwal harus disesuaikan dengan tingkat kerumitan proyek dan aturan akses venue.
Template brief booth untuk dikirim ke vendor
Salin dan lengkapi data berikut agar diskusi lebih cepat:
Nama brand dan acara: …
Venue dan kota: …
Tanggal acara dan jadwal loading: …
Ukuran area (P × L) dan batas tinggi: …
Sisi booth yang terbuka: …
Fungsi utama dan jumlah petugas: …
Produk/perangkat yang ditampilkan: …
Kebutuhan listrik dan penyimpanan: …
Booth sekali pakai atau knockdown: …
Referensi desain/gambar kerja: …
Kebutuhan instalasi dan pembongkaran: …
Setelah data tersebut tersedia, kirimkan brief ke tim produksi booth pameran CSK. Untuk proyek event yang juga membutuhkan display produk, pertimbangkan rak display dan gondola custom.
Intinya: brief yang lengkap bukan birokrasi tambahan. Itu cara mengurangi revisi, memperjelas RAB, dan memastikan bentuk booth yang diproduksi sesuai kebutuhan acara.
